Wij vinden je privacy belangrijk!

​For English translation: see below 

Wat is de Algemene Verordening gegevensbescherming?
De AVG helpt de privacy van burgers te beschermen. De Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthouder op de AVG.

Privacy Statement KindeRdam
Om onze kinderopvang op een goede manier te kunnen organiseren, hebben we persoonsgegevens nodig van de kinderen, hun ouders en (toekomstige) medewerkers. KindeRdam hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en doet er alles aan om je privacy te waarborgen. We vragen dan ook alleen persoonsgegevens die we echt nodig hebben. En geven ze alleen door aan organisaties die voor ons gegevens verwerken, of als het wettelijk verplicht is. Hieronder lichten we toe wat dat inhoudt.

Waarom hebben we persoonlijke informatie nodig

1. Voor een goede opvang en begeleiding van je kind.
2. Voor het toezenden van je plaatsingsovereenkomst en andere informatie. Dit gebeurt meestal via je account (het ouderportaal).
3. Voor het maken en innen van facturen.
4. Voor de subsidie voor peuteropvang.
5. Voor de Belastingdienst, i.v.m. eisen die gesteld worden aan de registratie van bepaalde gegevens.
6. Voor het begeleiden van medewerkers en het verwerken van salarisgegevens.

Welke gegevens registreren we?

1. Persoonlijke gegevens van medewerkers, ouders en kinderen, zoals naam, geslacht, geboortedatum, geboorteland, adres- en contactgegevens.
2. Gegevens die belangrijk zijn voor de gezondheid en de ontwikkeling van je kind.
3. Gegevens die nodig zijn voor de financiële administratie.
4. Gegevens die we op grond van een wet moeten registreren.

Welke bewaartermijn hanteren we?
We bewaren gegevens als we daar een wettelijke bewaarplicht voor hebben. Persoonsgegevens van medewerkers worden volgens de wettelijke bewaarplicht bewaard.
In het geval van sollicitaties bewaart KindeRdam het CV en de sollicitatiebrief van sollicitanten maximaal 4 weken, tenzij de sollicitant nog in een lopende procedure zit.

Hoe gaan we om met foto’s en filmpjes?
We maken gebruik van beeldmateriaal van kinderen. Dat doen we alleen als ouders daarvoor toestemming hebben gegeven via het plaatsingsformulier en als medewerkers die toestemming hebben gegeven bij hun aanstelling.

Hoe waarborgen we de privacy bij de verwerking van je persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden verwerkt door werknemers van HR of door organisaties waarmee we samenwerken. Met die samenwerkingspartners sluiten we een overeenkomst waarin duidelijke afspraken staan, zodat je zeker weet dat de beveiliging van je persoonsgegevens goed geregeld is.

Verder delen we je persoonsgegevens alleen met andere organisaties als je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft of als dit wettelijk verplicht is. Zo worden kinddossiers aan de basisschool gegeven als je hiervoor toestemming hebt gegeven. Als je geen toestemming geeft, krijg je zelf het kinddossier mee als je kind onze opvang verlaat.

Wij geven je persoonsgegevens alleen door aan andere partijen als dat wettelijk verplicht of toegestaan is. Bijvoorbeeld als het gaat om de Meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld, of aan SISA (= Stadsregionaal Instrument Sluitende Aanpak).

Hoe beschermen we persoonsgegevens?
Wij hebben allerlei technische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen. We hebben een privacyreglement waar alle medewerkers zich aan moeten houden. Er geldt een geheimhoudingsplicht voor iedereen die je gegevens verwerkt. Die geheimhoudingsplicht blijft gelden als een medewerker uit dienst gaat.

Hoe zijn onze digitale systemen beveiligd?
De ouderportaal en app zijn een veilige en afgeschermde omgeving om informatie te delen. We bepalen als organisatie zelf welke ouders en medewerkers toegang hebben tot bepaalde informatie. Alle gegevens worden beveiligd opgeslagen.

We beschikken over een SSL of TLS-certificaat (Transport Layer Security). TLS is gebaseerd op versleuteling. Het betekent dat een verbinding (met een hangslotje) niet is te onderscheppen door meelezers. Met TLS versleutelde verbindingen beginnen niet met http:// maar met https://. of HyperText Transfer Protocol Secure. De opslag van data gebeurt binnen Europa.

Wat zijn je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens?
Als je ons toestemming hebt gegeven om je persoonsgegevens te verwerken, heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken. Je hebt recht om je gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een organisatie waarmee we samenwerken. Je mag je gegevens laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere organisatie.

Waar kun je terecht als je niet tevreden bent?
Als je een klacht hebt over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan, neem dan contact met ons op. We doen dan ons uiterste best om er samen uit te komen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; dit is de toezichthouder op privacybescherming.

Vragen
Meer informatie vind je in ons Privacyreglement.
Heb je na het lezen van dit Privacy Statement nog vragen over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaat, of wil je informatie over het inzien of verwijderen van je opgeslagen gegevens, neem dan contact op met Arjan Verwoerd (Functionaris Gegevensbescherming) via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. 

English translation

We attach great importance to your privacy!

What is the General Data Protection Regulation?
The GDPR helps protect the privacy of citizens. The Dutch Data Protection Authority is the regulator of the GDPR.

KindeRdam Privacy Statement
To properly organise our childcare, we need the personal data of the children, their parents and (future) employees. KindeRdam attaches great importance to the protection of personal data and does everything in its power to guarantee your privacy. We therefore only ask for personal data that we really need. Furthermore, we only pass this data on to organisations that process data on our behalf or if we are required to do so by law. What exactly this all means is explained below.

Why do we need personal information

1. To provide for the proper care and supervision of your child
2. To send you your placement agreement and other information. This is usually made available through your account (the parent portal).
3. To create invoices and collect payment.
4. To arrange subsidy for toddler care.
5. To comply with the requirements for the registration of certain data as set by the Tax and Customs Administration.
6. To guide employees and process salary data.

What data do we register?

1. The personal data of employees, parents and children, such as name, gender, date of birth, country of birth, address and contact details.
2. Data that is important for the health and development of your child.
3. Data required for the financial administration.
4. Data that we must record by law.

What retention periods do we apply?
We only retain data if we have a legal obligation to do so. Personal data of employees is stored in accordance with the legal retention obligation.
In the case of applications, KindeRdam stores the CV and the application letter of applicants for a maximum of 4 weeks, unless the applicant is still in an ongoing procedure.

How do we deal with photos and videos?
We use images of children. We only do this if parents have given their permission for this via the placement form and if employees have given their permission upon appointment.

How do we guarantee privacy when processing your personal data?
Your personal data is processed by HR employees or by organisations we work with. We conclude an agreement with these cooperation partners setting out clear stipulations, so you can rest assured that the security of your personal data is properly organised.

Furthermore, we only share your personal data with other organisations if you give us written permission for this or if we are required to do so by law. For example, files of children are forwarded to the primary school if you have given permission for this. If you do not give permission, the file will be handed over to you when your child leaves our daycare.

We only pass on your personal data to other parties if we are legally required to do so and/or if this is legally permitted. For example, when it concerns the Reporting Code for Child Abuse and Domestic Violence or to SISA (City Regional Instrument for Comprehensive Approach).

How do we protect personal data?
We have taken a wide range of technical measures to protect your personal data. Furthermore, privacy regulations are in place that all employees must adhere to. Any person processing your data has a duty of confidentiality. This duty of confidentiality continues to apply if an employee leaves the employment.

How are our digital systems secured?
The parent portal and app are a safe and protected environment for sharing information. As an organisation, we determine which parents and employees have access to certain information. All data is stored securely.

We use an SSL or TLS certificate (Transport Layer Security). TLS is encryption-based. This means that a secure connection (padlock in browser bar) cannot be intercepted by external readers. TLS-encrypted connections do not start with http://, but with https://, i.e. HyperText Transfer Protocol Secure. All data is stored within Europe.

What are your rights with regard to your personal data?
If you have given us permission to process your personal data, you always have the right to withdraw this permission again. You have the right to view or correct your data or to have it deleted. You can also object to the processing of your personal data (or part thereof) by us or by an organisation we work with. You may have your data transferred to yourself or directly to another organisation.

Who to contact if you are not satisfied
If you have a complaint about how we handle your personal data, please contact us. We will do our utmost to find a solution, together. You always have the right to file a complaint with the Dutch Data Protection Authority; this is the regulator of privacy protection.

Questions
You can find more information in our Privacy Policy. If, after reading this Privacy Statement, you still have questions about how we handle your personal data, or if you want information about accessing or deleting your stored data, please contact Arjan Verwoerd (Data Protection Officer) on Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..